Uitdagingen en oplossingen in gesprek brengen
Oké, je uitdagingen zijn helder en je weet welke oplossingen je daarvoor wil aanreiken. Ga nu met de juiste personen in gesprek. Kijk hiervoor terug naar je netwerkanalyse. Wie beslist over jouw voorstel? En wie is met dezelfde zaak bezig? Je netwerkanalyse bepaalt wie je prioritair benadert.
Gekozen! En nu?
Eens je weet met wie je in gesprek gaat, is het goed om de mens achter de mens te leren kennen. Achterhaal wie deze persoon is, wat de persoon in het verleden al gedaan heeft en hoe die tegen het beleid en jouw oplossing aankijkt. Zo kan je gemakkelijker nagaan waar jullie gaan overeenkomen en waar misschien niet. Zoek vooral naar gedeelde belangen. En misschien kan je je voorstel wel linken aan een interesse of hobby van de persoon die je benadert. Vind een inrijpoort om aansluiting te zoeken. Want weet… iedereen is anders, kijkt anders naar de wereld en heeft eigen behoeften, dromen en wensen.
Het is van groot belang dat je je communicatie aanpast aan de persoon die je benadert. Focus en personaliseer! Reflectievragen om je gesprekspartner beter te doorgronden vind je onder ‘Ken je Pappenheimers’ in het artikel rond de netwerkanalyse.
Bepaal je kernboodschappen en maak een pitch
Op basis van je research in stap 2 en met de personen die je gaat benaderen in het achterhoofd, ga je een aantal kernboodschappen opstellen met daarin de essentiële redenen waarom jouw oplossing meegenomen moet worden. Verwerk er jouw data (cijfers, verhalen, quotes…) in.
Je kernboodschappen zijn beperkt in aantal en moeten heel beknopt en helder omschreven zijn. De kernboodschappen zijn je rode draad in elke communicatie. Het is je zogenaamde ‘elevator pitch’. Als je je oplossing moet voorstellen in één minuut, waarover moet je het dan zeker hebben? Uiteraard gebruik je niet noodzakelijk elke kernboodschap tijdens elk gesprek. Zoals eerder gezegd ga je personaliseren naargelang je gesprekspartner.
Bijvoorbeeld: wat kunnen kernboodschappen zijn als je een overkapping wil installeren boven een buurtplein, zodat jongeren daar ook bij regenweer elkaar kunnen ontmoeten?
- De overkapping zorgt voor meer ontmoeting en verbinding, omdat bewoners ook bij slecht weer elkaar kunnen ontmoeten in de publieke ruimte.
- Verbinden en elkaar ontmoeten in de publieke ruimte is essentieel voor het mentaal welbevinden en de identiteitsontwikkeling van jongeren.
- Rondhangen is normaal gedrag in de levensfase van jongeren. Het is ook hun fundamenteel recht als volwaardige gebruiker van de publieke ruimte.
- Je denkt graag mee na over oplossingen om de eventuele overlast voor buurtbewoners te beperken.
Bouw vervolgens je pitch op aan de hand van deze structuur:
- Sterke opening: zorg voor een pakkende opening die de aandacht trekt én relevant is voor de kernboodschap van je verhaal. Het kan zijn dat je de kernboodschap zelfs al noemt, maar je kan ook het probleem of de uitdaging kaderen.
- Oplossing: na de pakkende opening ga je zo snel mogelijk naar de kern van jouw pitch. Zorg dat je daarvoor heldere taal gebruikt. Kan je jouw oplossing visualiseren? Dat kan helpen.
- Bewijs: je kunt mensen pas écht overtuigen als je feiten en cijfers gebruikt om je boodschap te ondersteunen. Om aan te tonen dat je idee en kernboodschap echt kloppen en op iets gebaseerd zijn.
- Afsluiting: aan het einde van de pitch ga je je kernboodschap nog een keer te herhalen en een vraag stellen richting het doel van je pitch. Een call-to-action.
Toegepast op het voorbeeld:
Sterke opening: ‘Het mentaal welbevinden van jongeren staat onder grote druk. Verbinden en elkaar ontmoeten in de publieke ruimte is essentieel voor hun welbevinden en identiteitsontwikkeling.’
Oplossing: ‘Verbinden en elkaar ontmoeten moet ook kunnen als het regent of als het niet binnen kan, zoals we zagen tijdens de pandemie. Daarom willen we een overkapping boven het buurtplein.’
Bewijs: ‘Uit onderzoek blijkt dat praten en elkaar ontmoeten een groot preventief effect heeft en de veerkracht van jongeren verhoogt. Uit onze bevraging bij 500 jongeren uit de gemeente, bleek dat 90% vragende partij is naar zo’n afkapping.’
Afsluiting: ‘Er is een grote nood aan een overkapping boven het buurtplein. Kun je dit onderschrijven?’
Als je dat helpt, kan je ook werken met een Q&A-document. Daarin wordt met vooraf opgestelde antwoorden (Answers) geanticipeerd op alle mogelijke vragen (Questions) die gesprekspartners kunnen stellen. Dit is onderdeel van een grondige voorbereiding. Hou de antwoorden kort en to the point, zodat ze geen nieuwe vragen oproepen.
Hou ook rekening met de informatiebehoefte van je gesprekspartners en of je hen best met rationele of emotionele argumenten benadert? Meer informatie hierover en meteen inzetbare overtuigingstips vind je in het artikel over strategische communicatie en overtuigen.
Help! Ik bots op weerstand
Is je gesprekspartner niet even overtuigd van je oplossing als jijzelf? Weet dat weerstand veroorzaakt wordt door pijn of ongemak. Je gesprekspartner wil niet meegaan in de verandering of oplossing die je voorstelt. Wat neigen veel mensen dan te doen? Extra argumenten afvuren om op rationeel niveau gelijk te krijgen. Pushend overtuigen en de ideeën van de andere beoordelen. Maar ook: harder praten of in discussie gaan. Laten we duidelijk zijn: dat werkt (meestal) niet.
Wat werkt wel? Je gesprekspartner wil bovenal erkenning voor zijn weerstand en tegenargumenten, wil gehoord worden. Je hebt het meeste kans op slagen als je zelf het minste praat. Luisteren is dus de beste vorm van overtuigen. Dat doe je door goede vragen te stellen om de weerstand te doorgronden. Je gaat ook doorvragen en begrip tonen door te benoemen wat je ziet: ‘Ik merk twijfel op. Wat maakt…?’ Je zoekt naar common ground.
Op die manier voelt je gesprekspartner zicht oprecht betrokken en kan die zelf tot de conclusie komen dat er een noodzaak is aan de oplossing zonder daartoe gedwongen te worden. Dat is noodzakelijk om de gesprekspartner een goed gevoel te geven over de oplossing.
Actief luisteren
Actief luisteren is dus het grote geheim van overtuigen. Om actief te luisteren moet je aan 4 eisen voldoen:
- Volledige aandacht schenken
- Inlevingsvermogen tonen
- Accepteren van wat je hoort (niet hetzelfde als akkoord gaan!)
- Bereidheid om het hele verhaal te weten te komen
Let hier ook op je non-verbale communicatie, want dat telt voor 50% van je communicatie. Aan je gelaatsuitdrukking kan je gesprekspartner opmerken of je geïntereseerd bent of niet. Glimlachen drukt belangstelling, welwillendheid en sympathie uit. Hou ook oogcontact en neem een ontspannen en ontvankelijke houding aan. Hoofdknikken en ondersteunende handgebaren werken eveneens stimulerend. Tenzij je overdrijft.
Laat ook verbaal merken dat je actief luistert. Dit kan je doen via kleine aanmoedigingen als: ‘hm, hm; ja, ja; O?; en toen?; ga verder…’ of door één of enkele woorden op vragende toon te herhalen. Stel bovendien vragen om je gesprekspartner te helpen zijn gedachten onder woorden te brengen en verhelderen. Open vragen geven je gesprekspartner daarbij een grotere vrijheid in de formulering van zijn antwoord. Begin je vraag dus met: ‘Hoe?; Wat?; Kan je iets vertellen over…?’ Je kan ook actief luisteren door kort in eigen woorden terug te geven wat het belangrijkste is dat je gesprekspartner verteld heeft. Of door het vertelde kort samen te vatten.
Je kan deze tips vlot onthouden met de afkorting LSD: luisteren – samenvatten – doorvragen.
Bronnen
- Gettemans, W. (2018). Communicatie. Hasselt: UHasselt – Faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen.
- Joos, K. (2019). Lobbyen: invloed, inzicht, impact. Hoe bedrijven beleidsmakers kunnen overtuigen. Leuven: LannooCampus.
- Geboers, E. (2021). Vorming: ‘Hoe ben ik succesvol en communiceer en overtuig ik effectief?’
- Kessels & Smit – the learning company. Geraadpleegd op 21 november 2023 via https://www.kessels-smit.com/files/Krachtenveldanalyse.pdf.
- nl. Hoe maak je een pitch? Geraadpleegd op 22 november 2023 via https://bliqsem.nl/hoe-maak-je-een-pitch-in-8-stappen-je-pitch-voorbereiden/.