Zet het meerjarenplan om naar jouw dagelijks gebruik

Een meerjarenplan is voor velen het kompas voor de toekomst. Het geeft richting aan beleid, investeringen, prioriteiten… Maar hoe zorg je ervoor dat dit strategisch document geen statisch papiertje blijft en effectief een leidraad wordt? Dit hoeft geen moeizame opdracht te zijn. In dit artikel helpen we je op weg om het meerjarenplan om te zetten naar een bruikbare tool voor jouw dagelijks werk.

Waarom omzetten naar een versie voor jouw dagelijks gebruik?

Wanneer het meerjarenplan van jouw gemeente is goedgekeurd, lijkt het op het eerste gezicht misschien vooral een document voor het bestuur. Toch is het belangrijk dat ook jij als jeugdambtenaar actief met dit plan aan de slag gaat. Niet alleen om zicht te krijgen op wat er op je afkomt, maar ook om sterker in je schoenen te staan bij het uitstippelen en streven naar sterk jeugdbeleid.

Vind vlot je weg

Een meerjarenplan is vaak omvangrijk en strategisch geformuleerd. Het is als jeugdambtenaar dan ook niet altijd vanzelfsprekend om daar meteen je weg in te vinden. Een eerste stap in het werkbaar maken van het meerjarenplan is dan ook het structureren van de informatie. Door het meerjarenplan voor jezelf te structureren, bijvoorbeeld via een overzicht of een visueel schema, wordt het plots een stuk begrijpelijker. Hierdoor hoef je niet telkens het hele document te doorploegen wanneer je iets wilt opzoeken. Elk meerjarenplan volgt doorgaans dezelfde structuur: de strategische nota, de financiële nota, de toelichting, documentatie met achtergrondinfo. Probeer deze structuur overzichtelijk te maken voor jezelf.

 

Denk bijvoorbeeld aan een schema zoals een mindmap waarin je de strategische doelen als hoofdtakken noteert en de bijhorende acties als subtakken. Werk eventueel met kleurcodes per beleidsdomein (bv. blauw = jeugd, groen = mobiliteit, rood = welzijn). Zo kan je in één oogopslag zien waar de klemtonen liggen binnen het plan. Je kan dit doen op een groot blad papier, maar er bestaan ook  digitale tools om mindmaps te maken zoals Canva, Miro of Xmind. Door hier zo actief mee aan de slag te gaan, wordt het meerjarenplan al een stuk tastbaarder.

Weet wat er van jou en andere collega’s verwacht zal worden de komende tijd

Eens je de structuur helder hebt, ga je dieper in op de inhoud. De centrale vraag is: wat in dit meerjarenplan is relevant voor mij? Daarvoor bekijk je de doelstellingen en acties niet alleen vanuit je eigen functie als jeugdambtenaar, maar ook vanuit het bredere werkveld van het jeugdbeleid. Sommige van de acties zullen dan ook rechtstreeks onder jouw bevoegdheid vallen, andere zijn relevant omdat ze impact hebben op jongeren of op jouw werking. Het wordt ook duidelijker wat de collega’s moeten doen en waar er met andere diensten samenwerking zal nodig zijn. Dit alles helpt je rol helder te krijgen en kan je proactief handelen op wat eraan komt.

Lijst alle acties en doelstelling op die jouw taak zouden kunnen zijn

Als eerste zoom je in op de inhoud die jou als jeugdambtenaar aanbelangt. Dit zijn de acties waar jij verantwoordelijk voor bent of waar jij een trekkende rol in hebt. Door ze te bundelen in een eigen overzicht, wordt het duidelijker waarop je moet inzetten en met wie je het beste samenwerkt. Het zorgt er ook voor dat je makkelijkere prioriteiten kan stellen.

 

We raden je aan op dit stap voor stap te doen. In de eerste stap is het de bedoeling dat je alle doelstellingen en acties oplijst die binnen jouw bevoegdheid of rol vallen. Hierbij is het belangrijk dat je ook nadenkt over wat er precies van jou verwacht wordt, welke collega’s/partners erbij betrokken zijn en of het belangrijke deadlines heeft. Opnieuw kan je ervoor kiezen om dit op papier te doen of via een online tool zoals Excel, zo kan je ook eenvoudig zaken updaten en delen.

En hoe kan je die vinden? 

Om de acties te vinden die op je werk van toepassing zijn, is het handig om gebruik te maken van de structuren waarin het meerjarenplan is opgemaakt. Zo is er in de financiële nota aan elk beleidsveld een code gekoppeld. Voor ‘jeugd’ bestaan er vier codes:

  • 0750 Jeugdsector- en verenigingsondersteuning
  • 0751 Gemeentelijke dienstverlening gericht op kinderen & jongeren
  • 0752 Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren    
  • 0759 Overige activiteiten met betrekking tot jeugd

Door deze codes kan je dus snel nagaan hoeveel budget er naar ‘jeugd’ is gegaan. Dit is wel slechts een ruwe aanwijzing. De renovatie van het zwembad waar kinderen en jongeren ook gebruik van maken, zal wellicht vallen onder het beleidsveld ‘sportinfrastructuur’, code: 0742

Hou ook rekening met de informatiebehoefte van je gesprekspartners en of je hen best met rationele of emotionele argumenten benadert? Meer informatie hierover en meteen inzetbare overtuigingstips vind je in het artikel over strategische communicatie en overtuigen.

Acties in een prioriteitenmatrix

Een volgende stap, nadat je alle relevante en rechtstreekse acties hebt opgelijst, is het opstellen van een prioriteitenmatrix. Het Eisenhower-schema kan je daarbij helpen. Plaats de opgelijste doelstellingen en acties in de matrix op basis van twee vragen:

  • Is de nood hoog of laag?
  • Is het belangrijk of minder belangrijk voor kinderen en jongeren in je gemeente?

De acties die in kolom A terechtkomen, krijgen de hoogste prioriteit. De prioriteit neemt stapsgewijs af in de B- en C-kolom, waardoor je een duidelijk overzicht krijgt van waar je het best eerst mee aan de slag gaat.

Lijst alle acties en doelstellingen op die jouw zaak zouden kunnen zijn

Niet alle doelstellingen zijn expliciet van toepassing op de noemer ‘jeugd’, maar dat betekent niet dat ze geen belang hebben voor jouw werk. Veel thema’s zoals mobiliteit, welzijn, armoede, publieke ruimte, digitalisering… raken ook kinderen en jongeren en dus ook jouw opdracht als jeugdambtenaar. Het is daarom zinvol om een tweede lijst te maken met acties en doelstellingen. Deze moeten daarom niet per direct jouw verantwoordelijkheid zijn, maar wel handig om hierin mee te zijn. Door deze acties te kennen, kan jij ook op tijd mee de belangen van de jongeren op tafel leggen en bruggen slaan tussen de verschillende diensten.

Je kan hiervoor gebruik maken van een tabelanalyse. Daarmee koppel je de verschillende beleidsdomeinen en hun acties aan hun impact op jongeren. Op die manier krijg je meteen een duidelijk overzicht van welke partners relevant zijn en met wie het belangrijk is om goede samenwerkingen of contacten op te bouwen.

Samen met het bestuursakkoord een stok achter de deur om bepaalde keuzes te motiveren

Het meerjarenplan is niet enkel een intern werkdocument, maar het is ook een beleidsmatig kader dat gedragen wordt door het bestuur. Samen met het bestuursakkoord vormt het een stevige basis om keuzes te onderbouwen en voorstellen te legitimeren. Wanneer je bijvoorbeeld een nieuw participatietraject wil opstarten of extra inzet vraagt op mentaal welzijn bij jongeren, kan je verwijzen naar doelstellingen en actiepunten uit het meerjarenplan. Dat bied je onmiddellijk een stevig argument. Tegelijkertijd is het ook van belang om in het achterhoofd te houden dat het meerjarenplan geen vast document is. Zo is een lokaal bestuur verplicht om minstens één keer per jaar zijn meerjarenplan aan te passen. Hierdoor kunnen plannen worden bijgestuurd of accenten worden verschoven. Hoe beter jij de inhoud van het meerjarenplan kent, hoe beter jij kan inschatten waar er marge zit om te bewegen.

Laat het meerjarenplan dus geen ver-van-je-bed-document blijven. Door het naar je eigen praktijk te vertalen, maak je het relevant, bruikbaar en concreet. Het wordt een werkinstrument waar je op kan terugvallen, een kapstok om keuzes te verantwoorden en het heeft richting aan je dagelijkse werking.