Beleids- en beheerscyclus

Wanneer coalities gevormd worden, ontstaat over het algemeen een met de plannen (minstens enkele grote lijnen of belangrijke principes) waar men de komende beleidsperiode (2026-2031) aan wil werken. Begin 2025 zal het nieuwe bestuur deze toekomstplannen concretiseren.

Om dit vlot te laten verlopen en ervoor te zorgen dat gemeenteraadsleden, en bij uitbreiding alle burgers, voldoende duidelijke informatie hebben om over de goedkeuring te stemmen in de gemeenteraad bestaat er een werkinstrument. Dit is de beleids- en beheerscyclus of BBC.

De BBC is een geïntegreerd instrument. Dat wil zeggen dat alle domeinen van het gemeentelijk beleid er een plek in vinden: mobiliteit, cultuur, jeugd, vrije tijd, ruimte,…

Dankzij de BBC kan de opvolging van het beleid efficiënter verlopen. Er is namelijk telkens een workflow die ervoor moet zorgen dat beleid gepland, uitgevoerd, geëvalueerd en bijgestuurd wordt. Misschien doet Plan-Do-Check-Act bij jou een belletje rinkelen? Doorheen de BBC worden dezelfde stappen gevolgd.

Om ervoor te zorgen dat die workflow wordt bewaakt, bestaan hiervoor verschillende beleidsrapporten. Deze moeten telkens ook op een gemeenteraad worden goedgekeurd.

1. Meerjarenplan
   a. Timing
   b. Opmaak
   c. Wat staat erin?
   d. Opvolgen … 
   e. … en aanpassen
2. Jaarrekening
3. Meer over BBC

Meerjarenplan

In het meerjarenplan (afkorting MJP) worden de doelstellingen van het gemeentebeleid neergeschreven en gekoppeld aan de budgetten (inkomsten en uitgaven) die hiervoor zijn voorzien.

Timing

Het meerjarenplan wordt goedgekeurd in het eerste jaar van het nieuwe bestuur (2025) en heeft betrekking op de zes jaar die daarop volgen (2026-2031). Het valt op dat het meerjarenplan legislatuuroverschrijdend is, vanuit de idee dat een nieuwe bestuursploeg onmogelijk al meteen voor het eerste jaar een nieuw meerjarenplan kan maken.

Opmaak?

Het eerste jaar van de nieuwe legislatuur (2025) is dus een echt schrijfjaar om het nieuwe meerjarenplan voor te bereiden.

Eerst maakt de ambtenarij een omgevingsanalyse op (vaak wordt dit al voor de verkiezingen voorbereid). Dit geeft een beeld van de noden en behoeften van burgers. Waar moet de gemeente op inzetten? Het maakt een foto van de gemeente binnen alle beleidsdomeinen om ontwikkelingen en uitdagingen in kaart te brengen. Ook eventuele input uit participatie en opgemaakte memoranda (van bijv. de jeugdraad) kan hier een plaats in krijgen.

Daarna zet het gemeentebestuur het bestuursakkoord dat de nieuwe meerderheidspartijen na de verkiezingen hebben opgemaakt, samen met input uit de omgevingsanalyse om in doelstellingen, actieplannen en acties (= meerjarenplan).

Aan het einde van het planningsjaar 2025 (ten laatste december 2025) keurt de gemeenteraad het meerjarenplan goed.

Voor de gemeenteraad dit meerjarenplan goedkeurt, is het ook decretaal verplicht dat de jeugdraad om advies gevraagd wordt.

“Het college van burgemeester en schepenen toont aan dat ze advies vraagt aan de jeugdraad over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het jeugdbeleid, ook bij de opmaak van het meerjarenplan.” (uit decreet lokaal jeugdbeleid)

Meer info over het decreet lokaal jeugdbeleid op deze pagina.

Wat staat erin?

Strategische nota

Dit is het inhoudelijke deel van de meerjarenplanning. Je vindt er tekst en uitleg bij de lokale prioritaire beleidsdoelstellingen. Om de doelstelling meer concreet te maken wordt er aan elke beleidsdoelstelling uit de strategische nota één of meer actieplannen toegevoegd. In elk actieplan zal je ook een termijn terugvinden waarbinnen de doelstelling gerealiseerd moet zijn. De afzonderlijke initiatieven die de gemeente neemt om een actieplan te realiseren noemt men de acties.

Beleidsdoelstelling: Samenwerking tussen culturele actoren en burgers bevorderen. 

            Actieplan: Meer podiumkansen voor jong talent van eigen bodem.

                        Acties: We organiseren lokale helden in 2026.

De financiële nota

Overzicht van de geplande uitgaven en ontvangsten van de prioritaire en niet-prioritaire doelstellingen. De financiële nota geeft een goed overzicht over welke budgetten aan welke actieplannen en bijgevolg acties zijn gekoppeld en biedt verduidelijking over het financieel evenwicht.

Documentatie met achtergrondinformatie

In dit onderdeel is onder andere de omgevingsanalyse terug te vinden. In stap 2 (vanaf juli 2023) zal je hierover meer toelichting vinden. 

Opvolgen ...

Het meerjarenplan is geen statisch document, maar is gedurende de beleidsperiode voortdurend in beweging. De gemeente moet de boekhouding met inkomsten en uitgaven goed opvolgen. Om bepaalde uitgaveposten overzichtelijk te maken, wordt het gemeentelijk beleid ingedeeld in beleidsvelden (vb. ‘jeugdsector- en verenigingsondersteuning’, ‘sportinfrastructuur’, ‘toerisme infrastructuur’). Deze beleidsvelden kunnen worden verfijnd in beleidsitems en gegroepeerd in beleidsdomeinen.

Voorbeeld

  • Beleidsdomein: Vrije Tijd
  • Beleidsveld: Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren
  • Beleidsitem: Aanleg nieuw speelterrein

Aan elk beleidsveld is een code gekoppeld. Voor ‘jeugd’ bestaan er vier codes:

  • 0750 Jeugdsector- en verenigingsondersteuning
  • 0751 Gemeentelijke dienstverlening gericht op kinderen & jongeren
  • 0752 Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren
  • 0759 Overige activiteiten met betrekking tot jeugd

Je kan dus heel snel op het einde van het jaar en op basis van deze codes nagaan hoeveel budget er naar ‘jeugd’ is gegaan. Dit is natuurlijk slechts een ruwe indicator. De renovatie van het zwembad (beleidsitem) waar kinderen en jongeren ook gebruik van maken, zal wellicht vallen onder het beleidsveld ‘sportinfrastructuur’, code: 0742.

Zelf opvolgen?

Kijk in jouw meerjarenplan in het onderdeel “documentatie” naar het overzicht van beleidsdomeinen en beleidsvelden. Dit geeft jou een overzicht van de codes die gebruikt worden in jouw gemeente of stad. En kijk zeker ook naar brede “jeugd”-thema’s. Acties rond mobiliteit kunnen een grote impact hebben op kinderen en jongeren en zijn de moeite waard om te monitoren.

BBC-analysetool: deze tool geeft jou een overzicht over alle meerjarenplanningen (zowel strategische en financiële nota’s) en jaarrekeningen van alle Vlaamse districten, steden en gemeenten.

Via Je Gemeente Telt kan je de begroting van jouw gemeente bekijken en vergelijken.

... en aanpassen

Een meerjarenplan kan continu worden aangepast, je kan de toekomst immers niet voorspellen. Bij elke wijziging aan doelstellingen, acties of budgetten moet de gemeenteraad dit goedkeuren. Een aanleiding voor zo’n wijziging kan de jaarlijkse opmaak van de jaarrekening zijn.

Jaarrekening

Na het einde van elk jaar maakt de gemeente een jaarrekening op waarin je precies terugvindt welke uitgaven en inkomsten er in dat jaar effectief waren. Ook de jaarrekening wordt telkens goedgekeurd op de gemeenteraad en dit uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het jaar dat onderwerp is van de jaarrekening (bijv. 30 juni 2023 voor de jaarrekening van 2022). De jaarrekening bestaat onder meer uit volgende zaken:

  • Beleidsevaluatie: weergave van het gevoerd beleid en de mate waarin de beleidsdoelstellingen zijn bereikt. Geeft per doelstelling aan in welke mate de geplande acties en de verwachte inkomsten en uitgaven effectief gerealiseerd werden.
  • Financiële nota: geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven van dat jaar. En in welke mate geraamde budgetten al dan niet werden gebruikt of overschreden.
Meer over BBC?

Dit artikel is gebaseerd op informatie van de website van ABB (Agentschap Binnenlands Bestuur) over lokale besturen en de website van VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten).

Op de website van ABB vind je ook heel wat informatieve filmpjes over het BBC (het ABC van BBC). Zeker de moeite waard voor wie zich verder wil verdiepen in de opbouw van de BBC.